Using robotic process automation (RPA) to enhance item master data maintenance process

Abstract

Background: Manufacturing companies nowadays have to cope with ever-increasing speed and complexity to manage their global supply chain. Information flow manage the supply chain needs to be more accurate and real-time than ever before. Item master data management is no exception as well. This research demonstrates the potential benefits of applying robotic process automation (RPA) technology in master data management based on two companies in the manufacturing industry.

Methods: The method approached by the research was a qualitative method, utilizing interpretation of data extracted from literature and semi-constructed interviews.

Results: The article proposes a framework for RPA implementation in the master data managing process. Automation with software robots can greatly benefit the organization, namely: lower processing time, reduce human errors, lower operations cost, improved compliance level and higher data accuracy.

Conclusions: With the objective to examine the benefits of RPA in master data management, the researchers have investigated 2 companies in the manufacturing industry to understand how they have benefited from RPA for item master data management processes. The result showed that RPA is affirmed to bring about many benefits for the organizations through structured automation. The researchers have proposed a framework for implementing RPA to capture item master data based on the change management model and the framework is separated in 3 phases involving important tasks in each phase. Future researches might use this study as a stepping stone for further studies in cognitive RPA, utilizing cognitive technology in combination with RPA technology with the mean to achieve a higher level of automation.

Alternate abstract:

Streszczenie:

Wstęp: Firmy produkcyjne działają obecnie w warunkach coraz większej kompleksowości zarządzania swoim łańcuchem dostaw. Przepływ informacji wspomagający zarządzanie łańcuchem dostaw musi być coraz precyzyjniejszy oraz odbywać się w czasie rzeczywistym. Zarządzanie danymi podstawowymi nie jest tu żadnym wyjątkiem. Praca przedstawia potencjalne zalety zastosowania technologii automatyzacji procesów RPA w zarządzaniu danymi podstawowymi na podstawie dwóch firm produkcyjnych.

Metody: W pracy została zastosowana metoda jakościowa polegająca na interpretacji danych pochodzących z literatury fachowej oraz przeprowadzonych wywiadów.

Wyniki: Wysunięto propozycję zastosowania zasad RPA w procesie zarządzania danymi podstawowymi. Automatyzacja w połączeniu z oprogramowaniem robotów wpływa pozytywnie na pracę przedsiębiorstwa poprzez skrócenia czasu obróbki, redukcję błędów ludzkich, obniżenie kosztów operacyjnych, podniesienie wzajemnej zgodności danych oraz większej ich dokładności.

Wnioski: W celu określenia zalet zastosowania metody RPA w zarządzaniu danymi podstawowymi, zostały poddane analizie dwie firmy produkcyjne, które wdrożyły RPA w procesach zarządzania danymi podstawowymi. Otrzymane wyniki potwierdziły pozytywny wpływ wdrożenia automatyzacji. Zaproponowano model wdrożenia RPA oparty na modelu zarządzania zmianą i podzielony na trzy oddzielne etapy, z wyszczególnieniem zadań specyficznych dla każdego z tych etapów. Uzyskane wyniki mogą być zastosowane w dalszych pracach nad RPA.