Definição de Uma Estratégia de Gestão de Conteúdos Empresariais: O Caso de Estudo do Departamento de Engenharia da Adira

Abstract

Esta dissertação insere-se na área de Gestão de Conteúdos Empresariais (ECM), enquadrando os documentos e conteúdos produzidos no âmbito dos projetos realizados pela Adira S.A.. Tem como principal objetivo definir uma estratégia de gestão de conteúdos empresariais para esta organização, que promova, entre outras coisas, uma melhor organização, classificação e reutilização de conteúdos.

Pretende-se que a organização beneficie das vantagens de uma eficiente e eficaz gestão de conteúdos, que melhore a organização dos mesmos e permita a sua reutilização e que promova a redução de custos, melhorando os seus fluxos de informação e a capacidade de resposta.

Foi feita uma análise ao estado-da-arte da gestão organizacional e, utilizando a estratégia de Ann Rockley, é proposto um novo método na gestão documental e de conteúdos, com o objetivo de implementar melhores práticas na gestão de conteúdos, desde a sua criação, passando pelas fases da gestão, difusão e armazenamento ou preservação. Feito o levantamento e análise das necessidades dos colaboradores, verificou-se que o trabalho a realizar seria um trabalho de base e bastante moroso.

Após a análise ao estado-da-arte foram definidos objetivos para os problemas encontrados no sentido de os melhorar e as respetivas soluções, nomeadamente os requisitos de um sistema de suporte à estratégia de gestão de conteúdos empresariais, uma proposta para a reutilização de conteúdos e um esquema de classificação que permita a pesquisa e recuperação eficiente da informação.

A especificação de requisitos para a ferramenta a implementar na Adira, envolveu um trabalho colaborativo com várias entidades, a trabalhar num projeto denominado PLM4all, que se "agregou" aos objetivos desta dissertação e culminou numa ferramenta que engloba a gestão de conteúdos empresariais e o ciclo de vida do produto.

Concluiu-se que uma estratégia de gestão de conteúdos empresariais pode trazer bastantes mais-valias a qualquer organização e melhorar a colaboração entre os colaboradores dos vários departamentos. Esta dissertação foi um projeto motivador, com resultados práticos bastante satisfatórios que vem ajudar a aumentar o valor do conceito ECM no meio académico e empresarial.

Alternate abstract:

This dissertation is included in the theme of Enterprise Content Management (ECM), with the scope of documents and contents produced by Adira’s several departments. It's main goal is to define an enterprise content management strategy that promotes, among other goals, a better organization, classification and content reuse.

The goal is that the organization benefits from the advantages of an efficient and effective content management, to improve documents and contents organization, allow its reuse and promotes costs reduction, improving information flow and response capability.

After an analysis to the state of the art of organizational management, and using Ann Rockley's methodology it is proposed a new method for documents and content management, with the goal of implementing best practices in content management, since its creation, going through management and diffusion of content until storage and preservation fases. Once the state of the art was done, it was possible to see how it was going to be a work from scratch and long-lasting job.

After that analysis, it were defined goals to the problems found in a way to improve them and find solutions for them, as if requirements for an enterprise content management strategy system, a content reuse proposal and a classification scheme that allows an efficient research and recovery of information.

The requirements specification for the tool to be implemented in Adira involved a collaborative work with several entities denominated PLM4all, which aggregated to the goals of this dissertation and resulted in a tool that encompasses enterprise content management and product life-cycle management.

With this dissertation it was possible to conclude that an enterprise content management strategy can add plenty of value to any enterprise and to improve collaborative work between the several departments. It was an motivating project, with practical results quite satisfactory that helps to raise awareness about the value of the concept ECM in the academic field and to organizations.