Archivística: gestión de documentos y administración de archivos

Abstract

Archivísti- ca es el nombre que recibe en los países de tradición latina, mientras que los países anglófonos y espe- cialmente Norteamérica diferencian la gestión de documentos (records management) y la adminis- tración de archivos (archives administration). Termina con una bibliografía actualizada y muy completa, que contiene más de cuatrocientas refe- rencias de libros, artículos, ponencias, leyes, regla- mentos, normas, etc. donde, sin embargo, hemos echado en falta la referencia al libro ¿Qué es un archivero? publicado por el autor en 2009.

Archivística: gestión de documentos y administración de archivos José Ramón Cruz Mundet Madrid: Alianza editorial, 2012. 359 p. ISBN: 978-84-206-0952-2

El profesor Cruz Mundet es una de las personas que más ha publicado sobre archivos en lengua castellana, destacando especialmente su faceta de divulgador. Es profesor la Universidad Carlos III de Madrid y director del Máster de Archivística que oferta esta universidad.

El título elegido para la obra es toda una declara- ción de intenciones, ya que engloba las diversas de- nominaciones que adopta esta disciplina. Archivísti- ca es el nombre que recibe en los países de tradición latina, mientras que los países anglófonos y espe- cialmente Norteamérica diferencian la gestión de documentos (records management) y la adminis- tración de archivos (archives administration). Desde su título, la obra pretende aglutinar y dar cuerpo a las diferentes visiones de la disciplina, las que pro- vienen de un modelo tradicional, que la asocian a la custodia del patrimonio cultural, y otras más nue- vas, que abogan por su componente estratégico en relación con el desarrollo de las organizaciones.

En su Introducción, el autor presenta la obra como un trasunto, una copia del Manual de Archi- vística editado en 1994, y cuya séptima edición se publicaba en 2008. Señala que ha procurado una cierta actualización de contenidos, pero que el cuerpo del conocimiento permanece estable a pesar de los dieciocho años transcurridos. La lec- tura del libro ha disipado nuestro temor inicial, y podemos afirmar que el autor ha conseguido con éxito su propósito, ya que el resultado es una obra actual que compendia lo sustancial de la disciplina archivística, ofreciendo una enseñanza básica y al mismo tiempo completa de la materia.

Orientada especialmente a los estudiantes uni- versitarios, consta de trescientas cincuenta y nue- ve páginas, y desarrolla catorce capítulos organi- zados en torno a tres ejes: el marco conceptual y contextual, el sistema archivístico y las herramien- tas. Termina con una bibliografía actualizada y muy completa, que contiene más de cuatrocientas refe- rencias de libros, artículos, ponencias, leyes, regla- mentos, normas, etc. donde, sin embargo, hemos echado en falta la referencia al libro ¿Qué es un archivero? publicado por el autor en 2009. En las referencias bibliográficas, el autor ha omitido las direcciones de Internet considerado que, debido a su escasa estabilidad, es más fructífero encontrar las referencias directamente a través de los busca- dores. El libro concluye con los correspondientes índices analítico y onomástico.

La obra sigue un desarrollo clásico, desgranan- do los temas fundamentales hasta completar un amplio recorrido por la disciplina. El autor advierte haber citado a los autores y a las fuentes origina- rias de los conceptos que aparecen en la obra, y no podemos más que felicitarle por tal decisión, que permitirá a los neófitos descubrir cuáles son los fundamentos de la disciplina archivística y sus teóricos más importantes. Las citas son abundan- tes, pero la lectura es ágil y amena.

Comienza desarrollando el marco contextual y conceptual, en más de cien páginas y cuatro capí- tulos: 1. Historia de la Archivística; 2. El concepto de documento y de archivo; 3. La Archivística una ciencia emergente; y 4. Las ciencias auxiliares de la Archivística. Para Cruz Mundet, la Archivística es una "ciencia emergente cuyo objeto son los docu- mentos y los archivos, cuya finalidad es almace- nar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas". El área específica de esta ciencia la constituyen la teoría archivística, la producción e interpretación de los documentos y la gestión de los mismos. Forman el área aplicada o auxiliar de la disciplina: la administración, el derecho, las tec- nologías de la información y la comunicación, la historia y la lingüística. Los tres paradigmas de la Archivística son: el principio de procedencia, el ci- clo de vida de los documentos y el modelo de con- tinuidad de éstos. Este concepto está construido en torno a cuatro ejes: identitario, probatorio, tran- saccional y archivístico; y en la doble dimensión de espacio y tiempo. En la intersección de estos ejes, los documentos se crean, reúnen, organizan y se hacen accesibles. En la figura 31 (p. 94) el autor propone un interesante esquema del "Modelo de continuidad de documentos".

Cruz Mundet aboga por las especificidades de la Archivística frente a la Biblioteconomía y la Docu- mentación, y cree que las necesidades formativas de los archiveros pasan por la creación de unos estudios universitarios específicos.

El sistema archivístico constituye el segundo eje de la obra con cuatro capítulos: 5. El archivo en sus primeras fases; 6. El archivo intermedio; 7. El ar- chivo histórico y la función cultural de los archivos; y 8. Los sistemas archivísticos. El capítulo cinco "El archivo en sus primeras fases" entra de lleno en el trabajo de gestión de los documentos, desde la teo- ría de las etapas o fases de archivo. Comienza con la fase preliminar, de investigación, análisis de la ac- tividad, identificación de necesidades, etc. pasando por la identificación de estrategias, diseño del siste- ma, identificación y revisión. Para el autor, el archi- vo debe de participar en la fase previa de diseño de documentos y gestión de procesos, en un espacio de cooperación con departamentos de organización, calidad y tecnologías, para identificar los procesos clave y hacerlos eficaces, realizar un diseño norma- lizado de documentos, un catálogo de procesos y documentos y llevar a cabo el control del flujo docu- mental. El ciclo de vida integral de los documentos es el ámbito competencial de la Archivística.

En el capítulo octavo "Sistemas archivísticos", el autor trata la legislación y normativa vinculada con los archivos, señala las limitaciones del sistema archivístico español, menciona los sistemas de las comunidades autónomas y advierte de la inade- cuación de la ubicación de los archivos en el ámbito competencial de cultura. El capítulo se extiende a los sistemas de otros países, que siguen dos mo- delos: los archivos arraigados a la historia y la cul- tura, como el francés y el italiano; y los vinculados al funcionamiento de las organizaciones, como el inglés y el norteamericano. El autor desgrana tam- bién el sistema de archivos de la UE, el Consejo Internacional de Archivos e, incluso, la asociación Archiveros Sin Fronteras.

El tercer eje del libro gira en torno a las herra- mientas, y es el que cuenta con mayor número de páginas (ciento treinta) y capítulos (cinco): 9. El ingreso de los documentos; 10. La clasificación; 11. La descripción; 12. El expurgo de los docu- mentos: valoración, selección y eliminación; 13. El acceso a la información y los archivos; y 14. El edificio y las instalaciones.

En el capítulo décimo "La clasificación", Cruz Mundet señala que el cuadro de clasificación es la obra maestra del archivero, se fundamenta en dos principios teóricos: el principio de procedencia y el respecto al orden original. El capítulo recoge y ex- plica con éxito las definiciones tradicionales e his- tóricas y las nuevas que aparecen en las normas ISO/TR 15489. La clasificación es el eje por el que se articula la función archivística, "al proporcionar una estructura lógica al fondo, facilitar la recupe- ración exhaustiva de la información, proporcionar seguridad en el uso de los documentos y guiar su conservación" (pág. 219-220). La clasificación se aplica a todas las fases del ciclo de vida de los do- cumentos, ya que también se emplea en el mo- mento de su creación o ingreso en la organización.

Frente a lo que algunos podrían pensar, la cla- sificación es muy importante en los documentos electrónicos, ya que mientras los documentos en papel pueden ser mantenidos con unos niveles de gestión bajos, los electrónicos se ubican fragmen- tados y no es posible establecer las relaciones que hay entre ellos si esto no se ha hecho previamen- te. Al clasificarse los procesos administrativos, los documentos que se vayan generando estarán ya clasificados, su transferencia estará automatizada en el lugar previsto dentro de la estructura ins- titucional. La clasificación asegurará también una recuperación pertinente, dentro de todas las ocu- rrencias posibles.

El capítulo onceavo se ocupa de "La descripción" que es la representación precisa del contenido y del contexto, de forma que esa unidad sea identificada, localizada y utilizada. La descripción comienza con el documento, y se va completando durante su ciclo de vida. Careció de normalización durante años, y solo la consiguió porque era un requisito para el de- sarrollo de las tecnologías de la información. Como señala Cruz Mundet, las características y exigencias de los documentos electrónicos han impulsado el desarrollo de la disciplina y de la profesión, per- mitiendo que la normalización se constituya en su seña de identidad, gracias a las normas ISO para la gestión de documentos y los modelos normalizados.

En resumen, el libro de Cruz Mundet es un buen manual de Archivística, que ofrece de una forma clara el desarrollo completo de la disciplina, y que a través de una redacción cuidada y ágil proporciona una agradable lectura. Desgrana la historia de la Archivística y sus conceptos fundamentales a tra- vés de las citas de los principales autores, llegando hasta la época actual para engarzar con las normas que en este momento sostienen y apuntalan todo el quehacer de los archivos en las organizaciones. Su valor pedagógico, la hace especialmente inte- resante para los estudiantes universitarios, permi- tiéndoles conocer como se ha fraguado un área, el de los archivos, que tiene importantes expectativas de desarrollo.